FAQs

Paynest es una plataforma integrada de gestión financiera impulsada por IA, que ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y dinero en la gestión de gastos, proveedores y facturación. En una sola plataforma, los equipos financieros pueden controlar todas las entradas y salidas de dinero, automatizar la conciliación con el ERP, generar pagos y reembolsos y garantizar el cumplimiento de las políticas internas y fiscales.
La automatización de Paynest reduce el trabajo manual, disminuye errores y aumenta el control operativo.

Paynest es una plataforma modular que integra Gestor de Gastos, con Kilometraje y Dietas, Cuentas por Pagar (Gestor de Proveedores) y Facturación. Todos los módulos se integran con los principales ERPs y permiten gestionar pagos directamente desde Paynest.

Paynest se adapta tanto a pymes como a grandes compañías. Su estructura modular y la configuración flexible permiten responder a las necesidades de empresas en cualquier fase de crecimiento. Funciona en cualquier sector y está validada en organizaciones con múltiples entidades legales - los usuarios pueden enviar, aprobar y gestionar gastos o facturas entre diferentes empresas, con permisos totalmente configurables.

Paynest se integra con los principales ERPs utilizados, incluidos Primavera, PHC, SAP, Navision, entre otros. La integración no necesita edición manual, garantizando eficiencia y cumplimiento normativo.

Paynest es altamente configurable: centros de coste, flujos de aprobación, límites por categoría, reglas de kilómetros, dietas y ajustes por empleado.Cada empleado puede tener reglas personalizadas.

Los kilómetros se calculan automáticamente en función del recorrido exacto obtenido mediante Google Maps y las reglas internas de la empresa. Las Dietas se calculan según la política interna, fechas, horas y destino del viaje, garantizando rigor y cumplimiento.

La IA valida automáticamente cada gasto: NIF, límites, categorías, duplicados, posibles fraudes y todas las reglas específicas de la empresa. Se generan alertas siempre que un gasto no cumple con la política interna.

La app completa automáticamente los campos mediante lectura de QR y OCR, incluso en facturas internacionales. Para gastos en el extranjero, Paynest convierte el importe a euros utilizando el tipo de cambio del día de la transacción.

Los reembolsos se procesan automáticamente tras la aprobación, y pueden ser instantáneos, reduciendo retrasos y aumentando la satisfacción del equipo.

Cuando se envía una factura - por email o mediante subida - Paynest lee automáticamente los datos y el QR Code, separando los conceptos y el IVA.La IA valida el NIF del proveedor, los importes, las órdenes de compra frente a los contratos y detecta duplicados. Cada factura se verifica por completo antes de entrar en el flujo de aprobación configurado, garantizando cumplimiento y reduciendo errores.

Los pagos pueden ser inmediatos o programados para una fecha definida en la plataforma.Pueden realizarse mediante tarjeta virtual (ideal para suscripciones), domiciliación o transferencia bancaria directamente desde Paynest. Si realizas pagos fuera de Paynest, puedes actualizar el estado del pago y mantener el control en un único dashboard.

Puedes registrar y hacer seguimiento de facturas pagadas a través de otros bancos o sistemas. Paynest permite categorizar, conciliar y mantener el historial de estas facturas, garantizando un control financiero centralizado incluso cuando el pago no se realiza desde la plataforma.

Paynest permite generar tarjetas virtuales de un solo uso o recurrentes para pagar a proveedores de forma segura e inmediata. Estas tarjetas ofrecen mayor control sobre límites, categorías y fechas de uso, reduciendo el riesgo de fraude y errores de pago.

Paynest se reconcilia con el sistema E-Fatura e identifica las facturas emitidas por los proveedores que no se enviaron ni reenviaron a la empresa. Esto evita los retrasos en los pagos, refuerza el control fiscal y ayuda a detectar las brechas de comunicación con los proveedores.

En Paynest puedes emitir Facturas, Facturas-Recibo y Facturas Simplificadas, todas con QR Code y ATCUD, completamente integradas con la Agencia Tributaria portuguesa.

Paynest automatiza los recordatorios de cobro, genera facturas recurrentes basadas en contratos y permite seguir los pagos en tiempo real.

Paynest concilia automáticamente las facturas emitidas, los pagos recibidos y los movimientos bancarios, ya sea a través de la wallet de Paynest o mediante extractos bancarios.

Al implantar Paynest en tu empresa, se creará una Wallet en Modulr, una plataforma de pago que garantiza la seguridad y cobertura de tus fondos. Durante todo el periodo de suscripción a Paynest, podrás tener el control y gestionar el importe depositado. Modulr está autorizada y regulada por la Financial Conduct Authority (FCA) del Reino Unido, con licencia para operar en la Unión Europea y sujeta a rigurosos requisitos normativos en materia de gestión de riesgos y protección de los fondos de los clientes.

Paynest garantiza el cumplimiento del GDPR a través de diversas medidas. En primer lugar, somos transparentes y claros sobre la recogida de datos y su finalidad, y mantenemos su confidencialidad restringiendo el acceso y asumiendo una sólida responsabilidad en materia de protección de datos. Recogemos únicamente la información necesaria para el funcionamiento de la plataforma, utilizando los datos en el mejor interés del cliente, y verificamos la seguridad de los datos mediante actualizaciones periódicas y controles preventivos. También cumplimos las limitaciones de almacenamiento, guardando sólo los datos necesarios en servidores seguros de AWS en la UE.