FAQs

A Paynest é uma plataforma integrada de gestão financeira, potenciada por IA, que ajuda as empresas a poupar tempo e dinheiro na gestão de despesas, fornecedores e faturação. Numa única plataforma, as equipas financeiras conseguem controlar entradas e saídas de dinheiro, automatizar reconciliações com o ERP, gerar pagamentos e reembolsos, e garantir compliance com políticas internas e fiscais.
A automação da Paynest elimina trabalho manual, reduz erros e aumenta o controlo operacional.

A Paynest é uma plataforma modular, que contém disponibiliza três módulos principais: Gestor de Despesas, que inclui o Mapa de Km e Ajudas de Custo, Gestor de Fornecedores e Faturação. Todos os módulos integram com os principais ERPs e permitem gerir pagamentos diretamente na Paynest.

A Paynest adapta-se tanto a PMEs como a grandes empresas. A plataforma é totalmente configurável - fluxos de aprovação, centros de custo, regras de cálculo, políticas, entidades legais -, permitindo acompanhar as necessidades de cada fase de crescimento.Funciona em qualquer setor de atividade e está comprovada em organizações com múltiplas entidades legais - os utilizadores podem submeter, aprovar e gerir despesas ou faturas em diferentes empresas, com permissões totalmente configuráveis e controladas ao nível mais granular -, garantindo compliance e controlo rigoroso em estruturas complexas.

A Paynest integra com todos os ERPs principais utilizados em Portugal, incluindo Primavera, PHC, SAP, Navision, entre outros. A integração não necessita de edições manuais, garantindo eficiência, rigor e total compliance.

A Paynest é uma plataforma altamente personalizável: centros de custo, fluxos de aprovação, plafonds, regras de km, ajudas de custo, limites por categoria e políticas específicas. Cada colaborador pode ter regras próprias, refletindo a realidade da empresa.

A Paynest calcula automaticamente o valor a reembolsar com base nos kms gerados pelo Google Maps e nas políticas da empresa.
Nas Ajudas de Custo, o valor é calculado conforme as regras internas, datas, horas e destino da viagem, garantindo total rigor e compliance.

A IA valida automaticamente cada despesa: NIF, limites, categorias, duplicações, fraude e todas as regras específicas da empresa. Alertas são gerados sempre que há incumprimentos.

A leitura de QR Code e o OCR preenchem automaticamente os campos, incluindo faturas internacionais. A plataforma converte valores estrangeiros para euros com a taxa de câmbio do dia.

Os reembolsos são processados automaticamente após aprovação, podendo ser instantâneos, reduzindo atrasos e aumentando o engagement da equipa.

Quando submetida a despesa, por email ou por upload, a plataforma da Paynest lê automaticamente os dados das faturas e o QR Code e separa os itens e IVA. A IA da Paynest faz validação do NIF, de montantes e ordens de compra face a contratos, e duplicações usando IA. Cada fatura é verificada antes de entrar no fluxo de aprovação configurado, garantindo compliance e reduzindo erros.

Os pagamentos podem ser imediatos ou agendados para a data definida na plataforma. Podem ser feitos por cartão virtual, ideal para subscrições, débito direto ou transferência bancária diretamente na plataforma.Se fizer os pagamentos fora da Paynest, poderá atualizar o estado do pagamento e manter o controlo num só dashboard.

Pode registar e acompanhar faturas pagas noutros bancos ou sistemas. A Paynest permite categorizar, reconciliar e manter histórico dessas faturas, garantindo que o controlo financeiro é centralizado, mesmo quando o pagamento não foi feito via plataforma.

A Paynest permite gerar cartões virtuais de uso único ou recorrente para pagar fornecedores de forma segura e imediata. Estes cartões dão maior controlo sobre limites, categorias e datas, e reduzem risco de fraude e erros de pagamento.

A Paynest faz a reconciliação com o E-Fatura, identificando faturas emitidas por fornecedores que ainda não foram submetidas ou enviadas para a empresa.Isto permite evitar pagamentos em atraso, melhorar o controlo fiscal e detetar potenciais falhas de comunicação com fornecedores.

Na plataforma da Paynest, é possível Faturas, Faturas-Recibo e Faturas Simplificadas, todas com QR Code e ATCUD, totalmente integradas com a Autoridade Tributária.

A Paynest automatiza follow-ups de cobranças, gera faturas recorrentes com base em contratos e permite acompanhar pagamentos em tempo real.

A Paynest reconcilia automaticamente faturas emitidas, pagamentos recebidos e movimentos bancários, através da wallet Paynest ou de extratos bancários.

Ao implementar a Paynest na sua empresa, será criada uma wallet no Modulr, uma plataforma de pagamentos que garante a segurança e cobertura dos seus fundos. Durante todo o período de subscrição da Paynest, poderá ter controlo e gerir o montante depositado. A Modulr é autorizada e regulada pela Autoridade de Conduta Financeira (FCA) no Reino Unido, tem licença para operar na União Europeia, e está sujeita a rigorosos requisitos regulatórios em termos de gestão de riscos e proteção de fundos dos clientes.

A Paynest garante a conformidade com o RGPD através de várias medidas. Primeiro, somos transparentes e claros quanto à recolha de dados e o seu propósito, e mantemos a sua confidencialidade, restringindo o acesso e assumindo uma responsabilidade sólida pela proteção dos dados. Recolhemos apenas as informações necessárias para o funcionamento da plataforma, utilizando os dados no melhor interesse do cliente, e verificamos a segurança dos dados através de atualizações regulares e verificações preventivas. Cumprimos, também, as limitações de armazenamento, mantendo apenas os dados necessários em servidores AWS, seguros na UE.