Rockbuilding: financial control in site-based project environments

Gestionar proyectos en entornos de obra es gestionar complejidad. Múltiples actores, equipos distribuidos, desplazamientos constantes y decisiones que no pueden esperar al cierre de mes.

Este es el contexto en el que opera Rockbuilding, una empresa de gestión de proyectos que acompaña desarrollos exigentes, donde el rigor financiero y la visibilidad son tan críticos como el cumplimiento de plazos.

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El reto: control y eficiencia en una empresa en crecimiento

A medida que Rockbuilding fue creciendo, se volvió esencial simplificar, digitalizar y acelerar la gestión de gastos de los empleados. Con varios proyectos activos al mismo tiempo y equipos frecuentemente en el terreno, la empresa se enfrentaba a retos habituales en operaciones ligadas a la obra:

• Gastos asociados a distintos proyectos y centros de coste
• Facturas y justificantes que llegan por múltiples canales
• Procesos de validación y aprobación excesivamente manuales
• Reembolsos a empleados lentos y manuales
• Escasa visibilidad en tiempo real de los costes por proyecto

"Rockbuilding está creciendo y el proceso que funcionaba con siete empleados ya no funciona con 50. Era burocrático, lento y más difícil de controlar. Por eso surgió la necesidad de mejorar todo el proceso y obtener un mayor control,” explica Catarina Realista, Responsable Financiera de Rockbuilding.

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Menos fricción en el terreno, más control en la gestión

La prioridad era clara: simplificar la experiencia y acelerar los reembolsos de los equipos en obra, reforzando al mismo tiempo el control financiero de los proyectos.

Rockbuilding buscaba una solución que permitiera:

• Presentación rápida de gastos en entornos de obra
• Asignación fácil y rigurosa de los gastos a los proyectos correspondientes
• Aprobaciones y reembolsos rápidos
• Visibilidad clara por proyecto
• Integración con los sistemas financieros existentes

Todo ello sin añadir burocracia a equipos que ya trabajan bajo presión.

"Gestionamos varios proyectos y muchos empleados, lo que añade mucha complejidad. Con Paynest, asignar los gastos al proyecto correcto es muy sencillo, y eso es clave para nosotros. Necesitamos conocer en tiempo real los costes globales de cada proyecto,” afirma Catarina Realista.

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La solución: control, simplicidad y rapidez

Rockbuilding eligió Paynest como su plataforma de gestión de gastos de empleados, aportando estructura y automatización a un entorno naturalmente dinámico.

"Paynest ofrece una app moderna, rápida, intuitiva y accesible. Las alertas de Inteligencia Artificial ayudan mucho a identificar las situaciones que requieren más atención. El cambio y la integración con la contabilidad fueron sencillos, y todos los empleados dieron un feedback muy positivo,” añade la responsable.

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📱 Gastos presentados directamente en obra

Con la app de Paynest, los equipos empezaron a registrar los gastos en el momento. La lectura automática de facturas, el cálculo preciso del kilometraje en desplazamientos y las alertas inmediatas ante inconsistencias redujeron errores, correcciones y carga administrativa.

⚡ Aprobaciones sencillas, sin ruido

El equipo financiero pasó a validar los gastos de forma continua durante el mes - en lugar de concentrar el proceso en un solo día - directamente desde la plataforma. Los flujos claros y las validaciones automáticas con IA permiten aprobar los gastos conformes en bloque, eliminando intercambios innecesarios de emails.

💰 Reembolsos más rápidos

Los empleados empezaron a recibir los reembolsos en un plazo de hasta dos días tras la presentación del gasto, frente a los hasta 20 días que podía tardar anteriormente.

📊 Control financiero por proyecto, en tiempo real

El equipo de gestión obtuvo una visión consolidada y actualizada de los gastos de empleados por proyecto, lo que permite tomar decisiones informadas mientras los proyectos están en curso — y no solo al final.

🔗 Integración y cierre financiero sin fricción

La personalización de la plataforma según la estructura de costes y el ERP de Rockbuilding redujo la fricción en la implementación y agilizó cada cierre mensual.

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Más control, menos carga operativa

Con Paynest, Rockbuilding consiguió:

• Reducir drásticamente el trabajo manual asociado a los gastos de los empleados
• Aumentar el rigor y el control financiero de los proyectos
• Mejorar la experiencia de los equipos en el terreno
• Tomar decisiones basadas en datos fiables y en tiempo real

En entornos de obra, donde cada decisión impacta directamente en costes y plazos, este nivel de visibilidad marca la diferencia. Paynest se convirtió en una extensión del equipo financiero, garantizando control y eficiencia incluso en contextos operativos complejos.