Rockbuilding: controlo financeiro em ambiente de obra

Gerir projetos em contexto de obra é gerir complexidade. Múltiplos intervenientes, equipas distribuídas, deslocações constantes e decisões que não podem esperar pelo fecho do mês.

É neste contexto que opera a Rockbuilding, uma gestora de projetos que acompanha empreendimentos exigentes, onde o rigor financeiro e a visibilidade são tão críticos como o cumprimento de prazos.

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O desafio: controlo e eficiência numa empresa em crescimento

À medida que a Rockbuilding foi crescendo, tornou-se essencial simplificar, digitalizar e acelerar a gestão de despesas dos colaboradores. Com vários projetos ativos em simultâneo e equipas frequentemente no terreno, a empresa enfrentava desafios comuns a operações ligadas à obra:

• Despesas associadas a diferentes projetos e centros de custo.
• Faturas e comprovativos a chegar por múltiplos canais.
• Processos de validação e aprovação excessivamente manuais.
• Reembolsos a colaboradores lentos e manuais.
• Pouca visibilidade em tempo real sobre os custos por projeto.

"A Rockbuilding está a crescer e o processo que funcionava com sete colaboradores já não funciona com 50. O processo era burocrático, moroso e mais difícil de controlar. Houve, por isso, uma necessidade de melhorar todo o processo e obter maior controlo”, explica Catarina Realista, Gestora Financeira da Rockbuilding.

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Menos fricção no terreno, mais controlo na gestão

A prioridade era clara: simplificar a experiência e acelerar o reembolso de quem está no terreno e reforçar o controlo financeiro dos projetos.

A Rockbuilding procurava uma solução que permitisse:

• Submissão rápida de despesas em contexto de obra.
• Atribuição fácil e rigorosa dos gastos aos respetivos projetos.
• Aprovação e reembolso rápidos.
• Visibilidade clara por projeto.
• Integração com os sistemas financeiros existentes.

Tudo isto sem acrescentar burocracia a equipas que já operam sob pressão.

"Nós temos vários projetos e inúmeros colaboradores, o que traz muita complexidade à gestão. Com a Paynest, temos muita facilidade em atribuir a despesa ao respetivo projeto e isso para nós é bastante importante. Temos que saber em tempo real os custos gerais de cada projeto.”, afirma Catarina Realista.

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A solução: controlo, simplicidade e rapidez

A Rockbuilding escolheu a Paynest como a sua plataforma de gestão de despesas de colaboradores, trazendo estrutura e automação a um ambiente naturalmente dinâmico.

"A Paynest apresenta uma app moderna, rápida, intuitiva e acessível. E os alertas de Inteligência Artificial ajudam muito a identificar as situações que precisam de mais atenção. A mudança e a integração com a contabilidade foi fácil e todos os colaboradores deram feedback bastante positivo.”, acrescenta a responsável.

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📱 Despesas submetidas diretamente no terreno

Com a app da Paynest, as equipas passaram a submeter despesas no momento. A leitura automática de faturas, o cálculo rigoroso de quilómetros em deslocações e os alertas imediatos para inconsistências reduziram erros, correções e o tempo gasto em tarefas administrativas.

⚡ Aprovação simples, sem ruído

A equipa financeira passou a validar as despesas de forma contínua ao longo do mês - em vez de concentrar o processo num único dia - diretamente na plataforma. Com fluxos claros e validações automáticas por IA, as despesas conformes são aprovadas em massa, eliminando trocas de emails e pedidos de esclarecimento.

💰 Reembolsos rápidos

Os colaboradores passaram a receber os reembolsos até dois dias após a submissão da despesa, em contraste com os até 20 dias que o processo podia demorar anteriormente.

📊 Controlo financeiro por projeto, em tempo real

A equipa de gestão passou a ter uma visão consolidada e atualizada dos gastos dos colaboradores por projeto, permitindo tomar decisões informadas enquanto os projetos estão a decorrer - e não apenas no final.

🔗 Integração e fecho financeiro sem esforço

A personalização da plataforma de acordo com a estrutura de custos e o ERP da Rockbuilding reduziu fricções na implementação e tornou cada fecho de mês mais rápido e simples.

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Mais controlo, menos carga operacional

Com a Paynest, a Rockbuilding conseguiu:

• Reduzir drasticamente o trabalho manual associado às despesas dos colaboradores.
• Aumentar o rigor e o controlo financeiro dos projetos.
• Melhorar a experiência das equipas no terreno.
• Apoiar decisões com dados fiáveis e em tempo real.

Num contexto de obra, onde cada decisão tem impacto direto em custos e prazos, este nível de visibilidade faz toda a diferença. A Paynest tornou-se uma extensão da equipa financeira, garantindo controlo e eficiência mesmo em ambientes operacionais complexos.