Cartões Corporativos vs Reembolso Instantâneo: quando faz sentido usar cada modelo?

Os cartões corporativos são percecionados como a resposta mais natural para as empresas que procuram simplificar a gestão de despesas dos colaboradores. Entre os principais benefícios está o eliminar da necessidade de os colaboradores avançarem dinheiro do seu próprio bolso e o ganho de visibilidade imediata sobre os gastos realizados.

Mas, à medida que as equipas crescem e se dispersam por várias localidades, este método torna-se mais difícil e custoso de distribuir por todas as pessoas que apresentam despesas. Muitas empresas começam a questionar se o cartão corporativo é a melhor solução e avaliam outras soluções.

A verdade é que não existe uma resposta única. Os cartões corporativos e os reembolsos instantâneos resolvem problemas diferentes e, na maioria dos casos, não devem ser vistos como incompatíveis, senão como complementares.

‍

O que os cartões corporativos resolvem bem

Os cartões corporativos são particularmente eficazes quando existem despesas recorrentes, avultadas e previsíveis, como viagens, estadias, subscrições de software, despesas comerciais. Habitualmente são atribuídos a equipas com elevada autonomia e responsabilidade que beneficiam de um método de pagamento que evita pedidos constantes de reembolso.

Entre as principais vantagens estão:

• Melhor experiência para o colaborador, que não precisa de utilizar dinheiro próprio;
• Maior previsibilidade de tesouraria;
• Visibilidade em tempo real sobre as transações;
• Menos processamento administrativo associado a pedidos de reembolso.

Contudo, há desafios. Os cartões corporativos, quando não estão integrados com o seu gestor de despesas, originam um grande trabalho manual de reconciliação, procurando os justificativos dos respetivos pagamentos. Adicionalmente, não eliminam o problema mais importante da gestão de despesas: o controlo.

‍

Na prática, muitas empresas continuam a enfrentar dificuldades como:

• Falta de justificativos associados às transações por estarem perdidos ou serem submetidos muito tempo depois;
• Gastos fora da política da empresa;
• Dificuldade em perceber o contexto de cada despesa;
• Reconciliação manual e introdução no ERP para fecho do mês.

Por estes motivos, a escolha de cartões corporativos deve vir acompanhada de uma solução que permita uma visibilidade, controlo, automação e integração em tempo real. Só desta forma é possível assegurar que há compliance com as políticas da empresa desde a origem do gasto e que o processo se torna realmente eficiente do início ao fim.

‍

O crescimento do reembolso instantâneo

Tradicionalmente, o maior problema dos reembolsos aos colaboradores é o tempo de espera. Muitos colaboradores aguardam semanas ou até meses para recuperar valores pagos do próprio bolso, muitas vezes adiantando centenas de euros para cobrir gastos da atividade.

A fricção financeira entre empresa e trabalhadores cresce e antecipar pagamentos não é tão simples, dadas as manualidades do processo. Contudo, os reembolsos instantâneos, se integrados numa solução de gestão de despesas, começaram a ganhar relevância como alternativa. Hoje, a tecnologia permite validar uma despesa e efetuar o respetivo reembolso após aprovação quase de imediato.

Este modelo apresenta algumas vantagens importantes:

• Maior responsabilização do colaborador no momento da compra;
• Melhor captura de comprovativos e informação contextual;
• Menor necessidade de distribuir cartões pela organização;
• Maior controlo sobre despesas ocasionais ou de baixo volume.

Apesar de continuar a depender do adiantamento do valor por parte do colaborador, garante que o período em que este se encontra descapitalizado é menor.

‍

Quando faz sentido utilizar cartões corporativos?

Os cartões corporativos tendem a funcionar melhor quando:

• Existem despesas frequentes, avultadas e previsíveis;
• Os colaboradores viajam regularmente;
• Há equipas com elevado volume de gastos;
• A rapidez de pagamento é crítica para a operação;
• O perfil dos utilizadores justifica maior autonomia financeira.

Nestes cenários, retirar atrito ao processo é normalmente mais importante do que aumentar níveis adicionais de controlo.

‍

Quando faz sentido optar pelo reembolso instantâneo?

Os reembolsos instantâneos podem ser mais adequados quando:

• As despesas são esporádicas;
• O número de utilizadores é elevado mas o montante ou o volume de gastos é reduzido;
• A empresa pretende reforçar mecanismos de aprovação;
• O controlo e a documentação são prioridades;
• Não faz sentido atribuir cartões corporativos a toda a organização.

Nestes casos, disponibilizar cartões pode criar complexidade desnecessária e aumentar a exposição a gastos difíceis de controlar.

‍

A solução depende da estrutura e necessidades da sua empresa

Muitas organizações estão a adotar modelos híbridos:

• Cartões corporativos para colaboradores com gastos frequentes;
• Reembolsos instantâneos para despesas mensais dos restantes colaboradores;
• Políticas diferenciadas por função, equipa ou perfil de utilizador.

Esta abordagem permite combinar a flexibilidade dos cartões com o controlo dos reembolsos, criando uma experiência melhor para os colaboradores e uma gestão mais eficiente para as equipas financeiras.

‍

O futuro da gestão de despesas

Durante muito tempo, a discussão centrou-se no método de pagamento, mas o verdadeiro desafio das empresas é garantir visibilidade, controlo, compliance e eficiência operacional.

As organizações mais avançadas utilizam ambos de forma inteligente, suportados por processos automatizados e tecnologia capaz de garantir que cada despesa é capturada, validada e contabilizada com o mínimo esforço possível.

‍

‍