Paynest Impact: A fórmula da JUNITEC para a eficiência na gestão de despesas

Sobre a JUNITEC

A JUNITEC é a junior empresa mais antiga de Portugal. Fundada em 1990 por um grupo de estudantes do Instituto Superior Técnico (IST), uma prestigiada universidade de engenharia localizada em Lisboa, foi recentemente reconhecida pela Junior Entreprises Europe como a “Junior Empresa do Ano” entre mais de 90 europeias.

A sua missão é aproximar a comunidade estudantil do mercado de trabalho, oferecendo aos estudantes a oportunidade de aplicar o seu conhecimento académico em contextos reais. Sob o mote “Learn, Innovate, and Achieve”, a JUNITEC impulsiona a inovação através de projetos de consultoria tecnológica em colaboração com parceiros do ecossistema. Além disso, todos os anos organiza o maior hackathon universitário em Portugal, que ao longo dos últimos sete anos reuniu mais de 600 estudantes para desenvolver ideias de impacto.

Com mais de 75 membros ativos e uma extensa rede de alumni, a junior empresa do IST já recebeu vários prémios nacionais e internacionais pelos seus projetos de engenharia. Entre os parceiros da JUNITEC estão a Hitachi, Galp, Vodafone, Brisa, SONAE, Mota-Engil, Unicorn Factory Lisbon, entre outros.

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“A Paynest está a revolucionar os nossos processos. A sua plataforma simplificou e agilizou o processo de reembolso, reduzindo erros e atrasos. A equipa deu-nos um apoio excecional desde o primeiro momento.", Tomás Pedrosa, ex-CFO da Junitec.

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‍O desafio 

Antes de adotar a Paynest, a JUNITEC geria as suas despesas manualmente através de Google Forms. Os colaboradores submetiam aí as suas faturas, preenchendo manualmente dados como o NIF, especificando se o pagamento tinha sido feito com fundos da empresa ou pessoais, e atribuindo categorias/subcategorias a cada despesa.

Este processo não só era moroso e ineficiente, como também altamente propenso a erros. O Diretor Financeiro tinha de organizar manualmente todas as despesas e reembolsar um a um os colaboradores que usavam dinheiro próprio.

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Os principais desafios incluíam:

• Erros humanos: O preenchimento e a organização manual geravam falhas nos reembolsos, exigindo a realização de transferências uma a uma.
• Reembolsos lentos: O processo de aprovação e reembolso demorava demasiado tempo e estava centralizado no Diretor Financeiro, causando frequentemente atrasos para os colaboradores.
• Falta de visibilidade: Documentos importantes perdiam-se facilmente e não havia um sistema para garantir automaticamente a conformidade das faturas, o que fazia com que, por vezes, fossem aceites faturas sem o NIF da empresa. Isto gerava problemas contabilísticos e riscos de incumprimento fiscal.

Estes desafios não só consumiam tempo precioso do Diretor Financeiro como também criavam fricção desnecessária, impactando negativamente a eficiência do departamento financeiro.

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A solução

A JUNITEC procurava uma solução que reduzisse erros, acelerasse o processo de reembolso e integrasse de forma simples com os sistemas de contabilidade já existentes. A Paynest ofereceu exatamente isso.

A transição para o Gestor de Despesas de Colaboradores da Paynest foi fluída, com um processo de onboarding rápido que permitiu aos colaboradores começar a usar a plataforma sem interrupções.

As funcionalidades que mais se destacaram para a JUNITEC foram:

• Interface intuitiva: A Paynest facilita a categorização segundo a estrutura da empresa, bem como o acompanhamento e gestão das despesas com total tranquilidade, tanto no dashboard como na app.
• Reembolsos instantâneos: A Paynest oferece uma experiência rápida e simples, com OCR inteligente para submissões automáticas e aprovações na app, tornando a validação mais prática. Após a aprovação, o reembolso é automaticamente processado através da wallet da Paynest.
• Integração com sistemas de contabilidade: A Paynest integra-se facilmente com os sistemas já utilizados, sem complicações na implementação.

Além disso, a Paynest fornece insights em tempo real sobre padrões de despesa e gera relatórios adaptados à estrutura de custos de cada empresa, garantindo total controlo financeiro.

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Os resultados

Com a Paynest, a JUNITEC poupou cerca de cinco horas por semana, o que representa uma redução de 50% no tempo anteriormente despendido pelo Diretor Financeiro em tarefas relacionadas com gestão de despesas.

Além disso, a plataforma melhorou de forma significativa a experiência dos colaboradores, reduzindo atrasos nos reembolsos e tornando todo o processo mais eficiente e transparente. Estas melhorias operacionais trouxeram um valor acrescentado relevante à júnior empresa portuguesa.

Ao escolher a Paynest, a JUNITEC transformou a sua rotina de gestão de despesas, eliminando bloqueios, simplificando processos e fluxos de trabalho e dotando a sua equipa das ferramentas certas para uma maior agilidade e precisão.