Como escolher o melhor software de gestão de despesas

Antes dos primeiros colaboradores, surgem os primeiros fornecedores

Antes dos primeiros colaboradores, uma empresa começa logo por angariar os seus primeiros fornecedores e, com o crescimento, um dos maiores desafios passa a ser o controlo das despesas de colaboradores e das faturas de fornecedores. Relatórios em Excel, recibos perdidos ou processos manuais tornam-se rapidamente ineficientes e caros. É aqui que surge a necessidade de uma plataforma de gestão de despesas. Mas como escolher a melhor?

Neste artigo, vamos explorar os critérios essenciais para selecionar um software de gestão de despesas e como soluções modernas, como a da Paynest, podem ajudar a simplificar processos, reduzir custos e garantir conformidade.

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O que é um Gestor de Despesas e de Fornecedores?

Um gestor de despesas é um software que permite às empresas controlar, validar e integrar com a contabilidade os gastos de colaboradores e as faturas de fornecedores. Vai muito além de digitalizar recibos: hoje estas plataformas incluem inteligência artificial, relatórios em tempo real, integração com software de contabilidade e integração de pagamentos.

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O que ter em conta ao escolher um Software de Despesas

1. Automatização

O software deve identificar automaticamente fraudes e violações de política interna, apoiando os aprovadores e a equipa financeira e reduzindo os erros e perdas associados a estes casos. A plataforma deverá ainda gerar relatórios em tempo real e facilitar a reconciliação com cartões corporativos, permitindo uma análise rigorosa, mas também uma mais fácil previsão de despesas futuras.

2. Abrangência da Solução

Existem vários tipos de despesas que podem ser incorridas pelos colaboradores. A plataforma deverá ser o mais completa possível, abrangendo tipos de despesas como Despesas Gerais, Mapas de Km, Ajudas de Custo, Viagens, Adiantamentos.

A visão fica ainda mais completa se agregar as despesas com fornecedores. A plataforma deverá assegurar a digitalização rápida de faturas, integração com a Autoridade Tributária para identificação de faturas emitidas, mas não recebidas, pagamentos via transferência, mas também cartões integrados.Quanto mais completa, maior visibilidade e controlo terá sobre os gastos da sua empresa.

3. Flexibilidade da Solução

A solução deverá ser costumizável e, de preferência, com pouco ou nenhum investimento de setup. Se, por um lado, a empresa deverá ver esta digitalização como uma oportunidade de melhoria dos seus fluxos e procedimentos, por outro, deve garantir que a plataforma é capaz de respeitar as regras da empresa para garantir compliance.

4. Experiência do Colaborador

Os colaboradores querem simplicidade. Funcionalidades como a leitura de recibos via OCR e QR code permite uma rápida e fácil submissão da despesa, assegurando a recolha de dados essenciais à contabilidade. Para administradores e C-Level, é importante ter em conta a submissão de despesas em nome de outros, sem terem que deixar o seu acesso ou telemóvel nas mãos de outra pessoa para este efeito.

O reembolso imediato após a conclusão do fluxo de aprovação, possível pelos pagamentos integrados na plataforma, promove um maior bem-estar e engagement com a empresa.

5. Experiência da Equipa Financeira

A personalização da plataforma e a digitalização de todo o processo deverá salvar horas das equipas financeiras. As decisões de aprovação são mais imediatas e informadas, os possíveis incumprimentos e erros são mais claros, a submissão na contabilidade mais automática e os pagamentos nem tiveram que passar por eles.

6. Relatórios e Análises

A tomada de decisão depende de dados claros e, por isso, é importante ter acesso a relatórios personalizados de Despesas gerais, Viagens, Ajudas de Custo, Mobilidade (sustentabilidade), Fornecedores, entre outros.

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Benefícios de uma plataforma integrada

• Menos burocracia: Maior foco no negócio.
• Previsibilidade financeira: Controlo de cash flow e otimização de políticas.
• Integração com a realidade fiscal: Garante transparência perante entidades oficiais.
• ‍Satisfação dos colaboradores: Processos rápidos e reembolsos automáticos.

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Se procura respostas para “qual o melhor gestor de despesas?” ou “qual o melhor software de despesas?”, a escolha deve recair sobre uma plataforma que:

✔️ Simplifique a experiência do colaborador.
✔️ Centralize fornecedores e pagamentos.
✔️ Ofereça personalização e conformidade local.
✔️ Utilize inteligência artificial para prever, analisar e controlar.

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A Paynest reúne todas estas características, ajudando empresas a terem as despesas sob controlo, em tempo real, com menos burocracia e mais eficiência.