Gestão de fornecedores: como a automação poupa tempo e dinheiro

Gestão manual de fornecedores: os principais desafios para empresas

A gestão de fornecedores através de uma folha Excel é ainda a realidade de muitas empresas, especialmente as de pequena e média dimensão. A verdade é que os fornecedores surgem às dezenas muito antes dos primeiros 10 colaboradores e facilmente se tornam numa dor de cabeça para os fundadores e gestores que ainda não têm um departamento financeiro estruturado. 

Mas estas dificuldades não afetam apenas as PMEs. A ineficiência e a falta de controlo são igualmente sentidas em grandes empresas.

As principais dores da gestão manual de fornecedores:

• Ficheiros excel sem ligação direta à fatura, que necessitam de atualização e suscetíveis a erro humano.
• Faturas recebidas através de fontes e canais diferentes.
• Fluxos de aprovação pouco claros e demorados, que atrasam os pagamentos.
• Tempo perdido no agendamento e assinatura manual de pagamentos no banco.
• Reconciliação bancária manual e sujeita a falhas.
• Visão fragmentada de todos os gastos da empresa, sem previsão futura.

As consequências são claras:

• Ineficiência e perda de tempo em processos administrativos.
• Erros no registo contabilístico, com impacto em auditorias fiscais.
• Pagamentos em atraso que prejudicam relações com fornecedores.
• Custos adicionais por falta de visibilidade e planeamento financeiro.

A automação da gestão de fornecedores resolve grande parte destes problemas, trazendo eficiência, compliance e controlo para o centro da operação financeira.

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O que significa automatizar a gestão de fornecedores?

Automatizar não se trata apenas da digitalização de faturas. É criar um sistema em que os processos críticos acontecem com o mínimo de intervenção manual, reduzindo erros e aumentando a produtividade.

O Gestor de Fornecedores da Paynest permite:

• Upload em massa ou reencaminhamento por email de todas as faturas.
• Categorização automática de despesas com base em regras definidas.
• Fluxos de aprovação digitais, adaptados à estrutura da empresa.
• Comunicação com plataformas fiscais para verificação e validação automática de faturas emitidas em nome da empresa.
• Agendamento de pagamentos diretos na plataforma.
• Relatórios em tempo real para controlo e previsão de gastos.

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Benefícios imediatos da automação

⏱️ Poupança de tempo

Processos que antes demoravam horas passam a ser instantâneos. Em vez de um colaborador introduzir manualmente 200 faturas num sistema, estas podem ser carregadas em massa ou recebidas por email e automaticamente classificadas.

💰 Redução de custos operacionais

Menos horas gastas em tarefas administrativas significam menos custos operacionais. Além disso, o agendamento de pagamentos e uma maior visibilidade sobre os gastos, a empresa pode aproveitar descontos por pronto-pagamento oferecidos por alguns fornecedores.

✅ Menos erros e maior compliance

A automação reduz o erro humano na introdução de dados e garante conformidade com exigências fiscais. Isso evita problemas em auditorias e potenciais coimas.

👀 Maior controlo de cashflow

Com pagamentos agendados e relatórios em tempo real, a empresa sabe sempre quando e quanto vai pagar. Isso permite planear melhor a tesouraria e evitar surpresas de última hora.

📊 Visibilidade total sobre as despesas

Ao centralizar fornecedores e colaboradores numa só plataforma, a gestão de gastos torna-se clara e comparável. Departamentos, categorias e fornecedores podem ser analisados rapidamente, facilitando decisões estratégicas.

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Como começar a automatizar a gestão de fornecedores

1. Mapeie os processos atuais

Identifique as tarefas repetitivas e fontes de erro.

‍2. Escolha uma plataforma que lhe dê flexibilidade e autonomia

Quanto mais personalizável for a plataforma, menos processos e edições manuais terá que fazer posteriormente.

3. Defina as políticas e limites

Com o recurso a inteligência artificial e alguns automatismos da plataforma, consegue pôr a tecnologia a validar e identificar automaticamente erros ou despesas que não estão em conformidade com a política da empresa.

4. Defina fluxos de aprovação claros

Aproveite o momento para simplificar alguns fluxos e mantenha apenas as pessoas essenciais ao processo de aprovação.

5. Monitorize e ajuste

Utilize relatórios e dashboards para melhorar continuamente.

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Automatizar a gestão de fornecedores não é apenas uma questão de eficiência, é uma forma de dar mais controlo e previsibilidade à empresa, reduzir custos e preparar melhor as auditorias fiscais.

Ao adotar uma solução integrada, a sua empresa ganha tempo, reduz erros e toma decisões financeiras com base em dados em tempo real.